文書への差し込み印刷

差し込み印刷用のデータ　　　　　topへ

ここでは[差し込み文書]タブの各コマンドを利用する方法で作成方法を書いています。
- 差し込み印刷ウィザードを利用する操作手順は　ワード2010基本講座：文書への差し込み印刷(差し込み印刷ウィザード)　をご覧ください。
文書への差し込み印刷用のデータをExcelで下図のように作成しています。
1行目には列見出し(フィールド名)が入力されています。
ワードでデータを作成する方法は　Wordでアドレス帳を作成する　アドレス帳を編集する　をご覧ください。

差し込み印刷用の文書データ　　　　　topへ

下図のような文書を作成し、宛先部分に上記得意先データを差し込み印刷をしようと思います。
- 練習用に文書を作成するのは面倒・・・という場合はテンプレートを使うと便利です。
  ワード2010基本講座：Office.comテンプレートを使う　をご覧ください。

差し込み印刷用の操作手順　　　　　topへ

宛先の選択
1. 差し込み印刷用の文書を開きます。
2. [差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[宛先の選択]→[既存のリストを使用]を実行します。
3. 「データファイルの選択」で作成していた得意先データファイルを指定して開きます。
4. 使用するデータリストのあるシートを選択します。
  「先頭行をタイトルとして使用する」にチェックが入っているのを確認します。
  - 作成したデータファイルの1行目には列見出し(フィールド名)が入力されています。
    ここでは「タイトル行」となっていますが同じような意味です。
5. これで、この文書で使用するデータファイルとが接続されました。
差し込みフィールドの挿入
1. 宛先データを差し込む所を選択します。
2. [差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[差し込みフィールドの挿入]からフィールドを文書内へ配置します。
  - 下図は「得意先名」を配置している状態です。
3. 1,2と同様に操作して、「担当部署」「担当者」を配置しました。
  - 下図のようなフィールドコードが表示された場合は[Alt]+[F9]キーを押すと上記のような表示になります。
    - フィールドコードについては　フィールドコード　からご覧ください。
差し込み状態を確認する
1. [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]グループにある[結果のプレビュー]を実行します。
  - 各データの確認には右にあるデータの「戻し」「送り」ボタンでレコード(データ)を変更することができます。
2. 住所録の宛先が差し込みされたのが確認できます。
- 表示された結果が期待したものと異なるケースがあります。下記をご覧ください。
- 差し込むデータをある条件で絞り込みたい、選択したものだけとしたいというケースがあります。
  - アドレス帳のデータを選択する　をご覧ください。
印刷をする
- 差し込み印刷の手順です。文書は1つですが、印刷は指定したレコード分が実行できます。
  1. [差し込み文書]タブの[完了]グループにある[完了と差し込み]→[文書の印刷]を実行します。
  2. [プリンターに差し込み」で印刷範囲を設定し、[OK]ボタンをクリックすると印刷ダイアログへ進みます。
    以降は通常の印刷の手順と同様です。
- 差し込んだ結果をすべて文書として出力(文書として作成)し、一部を修正したいときなどに便利な方法です。
  1. [差し込み文書]タブの[完了]グループにある[完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を実行すると、各データが差し込まれた文書が作成されます。
  2. 下図のように指定したデータ分の文書が作成されます。
    データが多いと大きなファイルサイズとなりますのでご注意ください。
    この機能を使うと、各文書をそれぞれ個別に編集することができます。