文書への差し込み印刷(差し込み印刷ウィザード)

差し込み印刷用のデータ　　　　　topへ

ここでは差し込み印刷ウィザードを利用する方法での作成方法を書いています。
ウィザードに従って操作することで差し込み印刷の文書を作成することになります。
- ウィザードを利用しない操作手順は　ワード2010基本講座：文書への差し込み印刷　をご覧ください。
文書への差し込み印刷用のデータをExcelで下図のように作成しています。
1行目には列見出し(フィールド名)が入力されています。
ワードでデータを作成する方法は　Wordでアドレス帳を作成する　アドレス帳を編集する　をご覧ください。
このページの方法で実行した結果、表示された結果が期待したものと異なるケースがあります。下記も合わせてご覧ください。
- 差し込み印刷で日付の書式がおかしい?
- 差し込み印刷で通貨スタイルがおかしい?

差し込み印刷用の文書データ　　　　　topへ

下図のような文書を作成し、宛先部分に上記得意先データを差し込み印刷をしようと思います。
- 練習用に文書を作成するのは面倒・・・という場合はテンプレートを使うと便利です。
  ワード2010基本講座：Office.comテンプレートを使う　をご覧ください。

差し込み印刷用の差し込み印刷ウィザードでの操作手順　　　　　topへ

差し込み印刷ウィザードでの操作手順
1. [差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]→[差し込み印刷ウィザード]を実行します
2. 差し込み印刷の作業ウィンドウが右端に表示されます。
  - タイトル部分をつかんで文書内へドラッグした状態での画像を使って説明します。
  「レター」にチェックを入れて「次へ：ひな形の選択」をクリックします。
3. 「現在の文書を使用」にチェックを入れて「次へ：宛先の選択」をクリックします。
4. 「既存のリストを使用」にチェックを入れて「参照」をクリックします。
5. 「データファイルの選択」ダイアログボックスで作成していた得意先データファイルを指定して開きます。
6. データファイル形式の確認　ダイアログボックスで「OLE DB データベースファイル」を選択して[OK]ボタンをクリックします。
  - このダイアログは初期設定では表示されません。
    データファイル形式の確認　ダイアログボックスを表示するには[ファイル]タブの[オプション]を実行します。
    [詳細設定]の「全般」で「文書を開くときにファイル形式の変換を確認する」にチェックを入れます。
7. 使用するデータリストのあるシートを選択します。
  「先頭行をタイトルとして使用する」にチェックが入っているのを確認します。
  - 作成したデータファイルの1行目には列見出し(フィールド名)が入力されています。
    ここでは「タイトル行」となっていますが同じような意味です。
8. 差し込むデータが表示されました。ここでは編集はしませんので、データを確認して[OK]ボタンをクリックします。
  - このダイアログでは差し込むデータをある条件で絞り込んだり、選択した利することができます。
    詳しくは　アドレス帳のデータを選択する　をご覧ください。
9. 「次へ：レターの作成」をクリックします。
10. 文書の差込先を選択しておきます。
  「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
11. フィールドの「得意先名」を選択し、[挿入]ボタンをクリックします。
12. 10,11と同様に操作して、「担当部署」「担当者」を配置しました。
  - 10～11の操作を繰り返すのが面倒・・・といった場合、11の操作で連続して、「担当部署」[挿入]、「担当者」[挿入]としてフィールドを一度では位置する方法もあります。
    下図のように連続して並ぶので、12のように<<得意先名>>の後ろで[Enter]キーを押して改行して体裁を整えます。
13. 「次へ：レターのプレビュー表示」をクリックします。
14. [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]グループにある[結果のプレビュー]ボタンがオンになります。
  - 作業ウィンドウの「戻し」「送り」ボタンでレコード(データ)を変更することができます。
  - 各データの確認には右にあるデータの「戻し」「送り」ボタンもレコード(データ)を変更することができます。
15. 住所録の宛先が差し込みされたのが確認できます。
16. 「次へ：差し込み印刷の完了」をクリックします。
17. [印刷]をクリックします。
18. [プリンターに差し込み」で印刷範囲を設定し、[OK]ボタンをクリックすると印刷ダイアログへ進みます。
  以降は通常の印刷の手順と同様です。
17の操作のところで、[各レターの編集]をクリックすると、新規文書にデータが差し込まれたものが作成され、編集が可能になります。
- 下図のように指定したデータ分の文書が作成されます。
  データが多いと大きなファイルサイズとなりますのでご注意ください。
  この機能を使うと、各文書をそれぞれ個別に編集することができます。