ワード2013基本講座:差し込み印刷で請求書のように複数レコードや合計を表示したい

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使用するExcelのデータについて 差し込み印刷で請求書を作成する
差し込み状態を確認する 1ページに2組のデータを差し込む

使用するExcelのデータについて     Topへ

  1. データリスト内を選択して、「データ」タブの[小計]を実行します。
  2. グループに基準を「納入先」とします。(印刷の区分としたいフィールドをここに設定します)
    集計方法は「データの個数」とし、集計するフィールドは「ダミー」としました。
  3. 区切りたい部分に小計行が入りました。印刷に関係ないダミーの箇所に集計結果が表示されています。
    印刷したい「商品名」と「数量」は空欄になっています。
  4. 総合計の行は不要なので、削除します。

差し込み印刷で請求書を作成する     Topへ

  1. [差し込み文書]タブの[宛先の選択]→[既存のリストを使用]を実行します。
  2. 作成していたExcelのファイルを選択して、[開く]ボタンをクリックします。
  3. ここでは「OLE DB データベースファイル」で[OK]ボタンをクリックしました。
  4. 作成したデータリストはExcelのSheet1ですので、このまま[OK]ボタンをクリックしました。
  5. 差し込みフィールドの挿入から[納入先]をクリックします。
  6. 「納入先」フィールドが挿入されました。
  7. データの表示部分を作成します。ここでは表にしてみました。
  8. 1行目に「商品名」と「数量」のフィールドを挿入します。
  9. 2行目には[ルール]→[Next Record If (条件により次のレコード)]をクリックします。
  10. 次のレコードを表示する際の条件を設定します。
    ここではフィールドに「商品名」、比較に「等しくない」を選択して、比較対象に"" と入力します。
  11. <<Next Record If >> が挿入されました。
    この後ろに「商品名」フィールドを挿入します。
  12. 2行目のフィールドをコピーして、6行目まで貼り付けます。数量の列は 数量のフィールドをコピーして貼り付けます。
  13. 最下行の右のセルにカーソルを表示します。
    表ツールの[レイアウト]タブを選択して、[計算式]をクリックします。
  14. 計算式に =SUM(B2:B7) と入力します。表示形式は #,##0 を選択しました。
  15. 下図のように作成しました。
  16. 書式を整えます。
    ここでは、数量の表示形式を桁区切り(カンマ区切り)にするため、フィールドコードを編集します。
    [Alt]+[F9]でフィールドコードを表示します。
    下図のように { MERGEFIELD 数量 \# #,##0 } と編集します。このセルのフィールドコードをコピーして、下のセルに上書きします。
    数量のセルを右揃えにします。
  17. [Alt]+[F9]でフィールドコードを非表示にします。

差し込み状態を確認する     Topへ

  1. [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]をクリックしてオンにします。
    データが差し込まれたのを確認することができます。
  2. ただし、先頭のレコードを変更すると、最初に差し込むデータの位置が変わるのでこの画面では確認することはできません。
  3. [完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を実行すると、新しい文書にデータが差し込まれます。
  4. 「すべて」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
  5. 期待したようにデータが差し込まれているのを確認することができました。

1ページに2組のデータを差し込む     Topへ

  1. 上記で作成したものをコピーして2組作成します。
  2. 2つ目の<<納入先>> の前にカーソルを表示します。
    [ルール]→[Next Record (次のレコード)]をクリックします。
  3. <<Next Record >> が挿入されました。
  4. 下図のように1枚に2組のデータを印刷することができます。

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