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年賀状などのはがきの宛名印刷を行う(差し込み印刷)

住所録を作成する　　　　　Topへ

• はじめに年賀状に差し込む宛名の住所録を作成します。
  Wordの差し込み印刷で使用するのに便利なように、Wordで作成される住所録をExcelで作成します。
  Wordで作成してもよいのですが、Excelで作成した方が操作性がよいと思いますので、この方法を説明します。
  • 連名を表示する場合は年賀状などのはがきの宛名で連名を作成するをご覧ください。Excelファイルの項目名も異なりますのでご了承ください。
• 作成する住所録の項目は下表にようにしました。
  都合に応じて列はカスタマイズしてください。
  

  氏名

  連名

  敬称

  会社

  部署

  役職

  郵便番号

  住所_1

  住所_2

  住所_3

  電話番号

  FAX番号

  電子メール_アドレス

  備考

• ここで使用する住所録は下表のものです。
  

  No	氏名	連名	敬称	会社	部署	役職	郵便番号	住所_1	住所_2
  1	高田　一郎	あけみ	様				8900001	鹿児島市千年1丁目12-3	ｱｲｳｴｵビル302号室
  2	井上　浩太		様				8894303	えびの市池島12番地
  3	飯田　幸男		様				8140021	福岡市早良区荒江1-11-3
  4	上野　興三	朋美	様				5630022	池田市旭丘2丁目3-4
  5	植田　幹夫		様				1160002	荒川区荒川3丁目1-6
  6	榎田　紘一		様				0798401	北海道旭川市秋月一条2丁目3-7

はがき宛名面印刷ウィザードを利用する　　　　　Topへ

• Wordの宛名印刷ウィザードを利用します。

1. [差し込み文書] タブの[はがき印刷]→[宛名面の作成]を選択します。
   
2. 「はがき宛名面印刷ウィザード」が開始されます。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
3. 「はがきの種類を選択してください」で「年賀/暑中見舞い」にチェックが入っているのを確認します。
   「背景にはがきを表示する」にチェックが入っているのを確認します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
4. 「はがきの様式を指定してください」で「縦書き」にチェックが入っているのを確認します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
5. 「宛先/差出人のフォントを指定してください」のフォントで使用するフォントを選択します。
   ここでは「HGP行書体」を選択しました。
   「縦書き時の番地の書式を指定してください」の「宛名住所内の数字を漢数字に変換する」「差出人住所内の数字を漢数字に変換する」にチェックが入っているのを確認します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
6. 「差出人を印刷する」にチェックを入れると宛名面に差出人の住所等を印刷できます。
   印刷する項目に入力します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
7. 宛名印刷に使用する住所録を指定します。
   前の項で作成したExcelファイルを使用しますので、「既存の住所録ファイル]にチェックを入れます。
   [参照]ボタンをクリックして、ファイルを指定します。
   • ここの画面は各自の環境(保存している場所)によって異なります。
     
   「宛名の敬称を指定してください」で「様」を選択しました。
   「住所録で敬称が指定されているときは住所録に従う」にチェックを入れました。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
8. はがき宛名面印刷ウィザード　の終了画面が表示されます。
   [完了]ボタンをクリックします。
   
9. 住所録を作成しているシート名を選択します。
   「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っているのを確認します。
   [OK]ボタンをクリックします。
   
10. 年賀状の宛名面が表示されました。
    

年賀状に宛名を印刷する　　　　　Topへ

• 年賀状の印刷をするときは試し印刷を行い、意図したように印刷されるかをあらかじめ確認してください。
• 年賀状に宛名を印刷します。

1. [はがき宛名面印刷]タブの[印刷]グループにある[すべて印刷]を実行します。
   
   • [差し込み文書]タブの[完了と差し込み]→[文書の印刷]を実行しても同じ動作になります。
     
2. 印刷するデータを指定します。
   [OK]ボタンをクリックします。
   
3. 使用するプリンターの電源をオンにします。
   印刷に使用するプリンターを指定します。
   [OK]ボタンをクリックすると印刷が開始されます。
   

縦書きに半角文字が含まれるとき　　　　　Topへ

• 列見出し「住所_2」に　ｱｲｳｴｵビル302号室　と入力されています。
  半角のカタカナが入力されていて、印刷時には横向きになってしまいます。
  元のデータを全角のカタカナに直せば済む話なのですが、量が多くて・・・など、訂正できないときの対処例です。
  
• フィールドの一般書式スイッチ「\* DBCHAR」を使って、半角の英数字およびカタカナを全角文字に変換します。
  詳細は　フィールドの一般書式スイッチ　やフィールドについて　をご覧ください。

1. [Alt]+[F9]を押して、フィールドコードを表示します。
   
2. 住所_2の部分のフィールドコートに　\* DBCHAR　を追加します。
   { MERGEFIELD 住所_2 \v \m \* DBCHAR }　とします。
   なお、下図は説明用に表を広げてコードが表示されるように調整しています。
   
   • 具体的には　「\* DBCHAR」という文字列をコピー([Ctrl]+[C])して、
     { MERGEFIELD 住所_2 \v \m l} mの後ろの半角の字の後ろにカーソルを表示し、
     [Ctrl]+[V] で貼り付けます。
     
3. 住所_2の半角カタカナが全角に変更され、ちゃんと表示されています。