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ワード2013基本講座：ワードで住所録を作って宛名印刷を行う

はじめに　　　　　Topへ

• Word2013で宛名印刷を行うときには注意が必要です。
  どの手順で行うかによって、作成する宛名面のフィールドが異なるのです。
  はがき宛名面印刷ウィザードの「差し込み印刷を指定します」の住所録を選択するところで異なるフィールドの年賀状が作成される仕組みになっています。
  下図の「標準の住所録ファイル」と「既存の住所録ファイルを使う」で異なります。
  

1. はがき宛名面印刷ウィザードを使って、標準の住所録ファイルを使うにしたケース
   • こちらの(姓名が一緒の住所録を使う)手順は　ワード2013基本講座：年賀状の宛名印刷を行う　をご覧ください。
   
2. はがき宛名面印刷ウィザードを使って、「既存の住所録ファイルを使う」にするケース
   • このページではこちらの(姓と名が別々になっている住所録を利用する)手順について書きます。
   

Wordで住所録を作成する　　　　　Topへ

• まず最初に、宛名印刷に使用する住所録を作成します。

1. [差し込み印刷文書]タブの[宛名の選択]→[新しいリストの入力]を実行します。
   
2. 新しいアドレス帳 ダイアログボックスが表示されます。
   住所データを入力して、[新しいエントリ]ボタンを押して住所データを順次、登録します。
   入力を終了したら、[OK]ボタンをクリックします。
   
3. アドレス帳の保存　ダイアログが表示されます。
   ファイルの種類が「Microsoft Office アドレス帳(*.mdb)」となっています。この拡張子からAccessで使用されるファイルであることが分かります。
   ファイル名に「Word2013_アドレス帳.mdb」と入力した例です。
   [保存]ボタンをクリックして保存します。
   

はがき宛名面印刷ウィザードを利用する　　　　　Topへ

• Word2013に宛名印刷ウィザードが準備されています。（Word2010 と同様にもののようです)

1. [差し込み文書] タブを選択します。
   [はがき印刷]→[宛名面の作成]を実行します。
   
2. 「はがき宛名面印刷ウィザード」が開始されます。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
3. はがきの種類で「年賀/暑中見舞い」にチェックが入っているのを確認します。
   「背景にはがきを表示する」にチェックが入っているのを確認します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
4. 「縦書き」にチェックが入っているのを確認します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
5. フォントで使用するフォントを選択します。ここでは「HGP行書体」を選択しました。
   「宛名住所内の数字を漢数字に変換する」「差出人住所内の数字を漢数字に変換する」にチェックが入っているのを確認します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
6. 「差出人を印刷する」にチェックを入れると宛名面に差出人の住所等を印刷できます。
   印刷する項目に入力します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
7. 宛名印刷に使用する住所録を指定します。
   ここでは「既存の住所録ファイル」にチェックを入れます。
   [参照]ボタンをクリックして、使用する住所録を選択します。
   [次へ]ボタンをクリックします。
   
   • [参照]ボタンをクリックして、 作成したアドレス帳を選択します。
     Windows 7の場合、ドキュメント内のMy Data Sourcesフォルダ内にあります。
     • 下図では.mdbファイルを選択していますが、独自に作成したExcelの住所録ファイルなどを指定します。
     
8. はがき宛名面印刷ウィザード　の終了画面が表示されます。
   [完了]ボタンをクリックします。
   
9. [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]ボタンをクリックして、ONの状態にすると各データが表示されます。
   横のボタンを使って表示データを前後に変更することができます。
   

フィールドの対応　　　　　Topへ

• 年賀状に設定されているフィールドと住所録ファイルのフィールドが一致していないことがあります。
  そのようなときは、[差し込み印刷]タブの[フィールドの対応]を実行します。
  
• [結果のプレビュー]をクリックしてオフにすると、配置してあるフィールドが分かります。
  
• 上記のフィールドと住所録ファイルのフィールドを一致するように設定します。
  • 下図では姓名が1つになっている住所録ファイルを使用しているので、「名」フィールドは「(対応なし)」としてあります。
    「姓」フィールドに「氏名」を対応させています。
    

年賀状に宛名を印刷する　　　　　Topへ

• 年賀状の印刷をするときは試し印刷を行い、意図したように印刷されるかをあらかじめ確認してください。
• 年賀状に宛名を印刷します。

1. [はがき宛名面印刷]タブを選択します。
   [印刷]グループにある[すべて印刷]を実行します。
   
   • [差し込み文書]タブの[完了と差し込み]→[文書の印刷]を実行しても同じ動作になります。
     
2. 印刷するデータを指定します。
   [OK]ボタンをクリックします。
   
3. 使用するプリンターの電源をオンにします。
   印刷に使用するプリンターを指定します。
   [OK]ボタンをクリックすると印刷が開始されます。