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ワード2013基本講座：ワードの標準の住所録ファイルとは？

ワードの標準の住所録ファイルとは？　　　　　Topへ

• はがきの宛名印刷を行うときには住所録のデータが必要になります。
  住所録を作成するにはWord、Excel、Accessのいずれのソフトを使って作成してもよいのですが、それぞれのソフトによってそれぞれ異なるファイルになります。
  つまり、はがき宛名面印刷ウィザードを使って、「標準の住所録ファイル」での選択によって使用するファイルが異なります。
  はがき宛名面印刷ウィザードの「差し込み印刷を指定します」の画面で「標準の住所録ファイル」にチェックを入れて、ファイルの種類で「Microsoft Word、Excel、Access」の3つから選択するようになっています。
• これらのファイルは拡張子が異なるだけですので混乱のもとになるような気がします。
  ここでの選択によって作成する住所録のファイルが決まりますので、以降使用する住所録はどのファイル形式のものかを記憶しておく必要があります。
• このページではこれらの選択肢による違いを見てみます。
  

ファイルの種類がMicrosoft Wordの場合　　　　　Topへ

• 「標準の住所録ファイル」にチェックを入れて、ファイルの種類で「Microsoft Word」を選択したケースです。
  1. [差し込み文書]タブの[アドレス帳の編集]を選択します。
     
  2. データソースに使用するアドレス帳が表示されます。
     このアドレス帳は　Address20.docx　となっていて、Wordの文書ファイルであることが分かります。
     

ファイルの種類がMicrosoft Excelの場合　　　　　Topへ

• 「標準の住所録ファイル」にチェックを入れて、ファイルの種類で「Microsoft Excel」を選択したケースです。
  1. [差し込み文書]タブの[アドレス帳の編集]を選択します。
     
  2. データソースに使用するアドレス帳が表示されます。
     このアドレス帳は　Address20.xlsx　となっていて、Excelのファイルであることが分かります。
     

ファイルの種類がMicrosoft Accessの場合　　　　　Topへ

• 「標準の住所録ファイル」にチェックを入れて、ファイルの種類で「Microsoft Access」を選択したケースです。
  1. [差し込み文書]タブの[アドレス帳の編集]を選択します。
     
  2. データソースに使用するアドレス帳が表示されます。
     このアドレス帳は　Address20.accdb　となっていて、Accessのファイルであることが分かります。
     

宛先の選択から作成する住所録ファイルとは?　　　　　Topへ

• ややこしいことに[差し込み印刷]タブの[宛先の選択]から住所録ファイルを作成することもできるようになっています。
  1. [差し込み文書]タブの[宛先の選択]→[新しいリストの入力]を選択します。
     
  2. こちらのアドレス帳は上記の3つと異なり、姓と名が分かれています。
     
  3. 保存するときのファイル形式は　(*.mdb)　とAccessのファイル形式のものになります。
     ファイル名は指定することができますのでわかりやすい名前にするとよいと思います。
     • このファイル形式　.mdb　はAccess2003までで使用されていたファイル形式で、Access2007以降は上記の　.accdb　に変わっています。
     
  4. このファイルを使用するには「既存の住所録ファイル」にチェックを入れて[参照]ボタンからファイルを指定する必要があります。